Die Bauhaus Universität Weimar steht vor neuen Herausforderungen. Wie in den öffentlichen Veranstaltungen am 19. November 2008 und am 26. November 2008 dargelegt, erfordert die Neuordnung des Rechnungswesens eine Veränderung zahlreicher Prozesse.

Eine erste Aufgabe betrifft in diesem Zusammenhang die Reorganisation der bisherigen Rechnungslegung und hat veränderte Verfahrensabläufe im Rechnungsdurchlauf zur Folge. Daher gilt ab dem 01. Februar 2009 folgendes:

a) Alle Ausgangsrechnungen, die an externe Kunden oder Leistungsempfänger versendet werden, sind beim Dezernat Finanzen einzureichen und werden dort mit einer zentral vergebenen Rechnungsnummer versehen.

b) Daraus folgt, dass keine Rechnungen mehr dezentral versendet werden dürfen. Für die Erstellung der Rechnungen ist das beiliegende Formular zu verwenden. Neue Versionen des Formulars werden vom Dezernat Finanzen zentral verteilt.

c) Gleiches gilt für Mittelabrufe, Spendenaufrufe und Rückforderungen.
Sollte die Verwendung des Formulars nicht möglich sein, muss auf die Angabe einer Rechnungsnummer verzichtet werden, da diese nur noch zentral vergeben wird. Gleiches gilt für die Bankverbindung, auch diese wird in Zukunft nur noch zentral vom Dezernat Finanzen hinzugefügt. Dazu ist am unteren Ende der Rechnung ein Rand von mindestens 5 cm frei zu lassen. Zudem ist auf die Einhaltung der Vorschriften zum Ausstellen von Rechnungen gemäß des § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz zu achten.

Das erforderliche Formular kann hier abgerufen werden:
www.uni-weimar.de/cms/uploads/media/rechnungsformular.pdf

Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Mittelbewirtschafter Ihrer Fakultät.

gez. Dr. Uwe Hoyer
Dezernat Finanzen