Erasmus+ Staff Mobility: Antrag und Ablauf

Beginnen Sie das Antragsverfahren 2-3 Monate vor dem gewünschten Reisedatum, um eine rechtzeitige Genehmigung sicherzustellen. Nachfolgend sehen Sie eine Übersicht der einzureichenden Dokumente. Um im Sinne des Erasmus+ Programms förderfähig zu sein, muss der Auslandsaufenthalt innerhalb der EU mindestens 2 Tage (ohne Reisetage) dauern und mindestens 5 Tage bei Aufenthalten in Großbritannien. Wenn aufgrund der Nutzung von nachhaltigen Verkehrsmitteln längere Zeit für die Reise benötigt wird, kann für bis zu 4 zusätzliche Tage Förderung gewährt werden, sofern zusätzliche Ausgaben entstehen und die Fördersumme nicht ausreicht. 

VOR DEM AUFENTHALT

• Mobility Agreement (Link zum Online-Portal)
  Erstellen Sie das Mobility Agreement über das Online-Portal.
  Mit diesem Dokument stimmen Sie Ihr Vorhaben mit der Partneruniversität bzw. dem Kursanbieter ab. Bitte füllen Sie dieses komplett aus. Am Ende wird automatisch ein pdf-Dokument erstellt. Schicken Sie dies (digital) unterschrieben per E-Mail an den Austauschpartner und lassen es von diesem ebenfalls unterzeichnen. Anschließend leiten Sie es an staffmobility[at]uni-weimar.de weiter.
  
  
• Nun sollten Sie auch den Dienstreiseantrag zusammen mit der Anlage auf Genehmigung einer Auslandsreise, einer Kostenkalkulation und ggf. dem Antrag auf Entsendebescheinigung an das International Office senden. Wir bestätigen die Höhe der Förderung und leiten die Unterlagen an die Reisekostenstelle weiter.

• Grant Agreement (Fördervereinbarung)
  Das Grant Agreement wird Ihnen per E-Mail zugesandt, nachdem das unterschriebene Mobility Agreement eingegangen ist. Bitte senden Sie uns das Dokument (digital) unterschrieben per E-Mail an staffmobility[at]uni-weimar.de. Danach werden wir Ihnen ca. 70% der Förderung auf Ihr Konto überweisen.

WÄHREND DES AUFENTHALTS

• Confirmation of Stay (pdf-Formular)
  Während Ihres Aufenthalts lassen Sie sich von der Gasteinrichtung bestätigen, dass das Programm bzw. der (Sprach)Kurs wie geplant absolviert wurde. Achten Sie auf die Übereinstimmung des bestätigten Zeitraums mit dem Förderzeitraum im Grant Agreement. Nach Ihrer Rückkehr senden Sie das Dokument per E-Mail an staffmobility[at]uni-weimar.de.

NACH DEM AUFENTHALT

• Erfahrungsbericht (Link zum Online-Portal)
  Nach Beendigung des Aufenthalts bitten wir Sie, einen kurzen Erfahrungsbericht auszufüllen.
• EU-Survey (multiple choice)
  Von der EU-Kommission werden Sie per E-Mail (Absender: EU-CORPORATE-NOTIFICATION-SYSTEM@ec.europa.eu) aufgefordert, einen Fragebogen auszufüllen.
  Über die Vervollständigung werden wir automatisch informiert und dürfen Ihnen dann die restlichen ca. 30% der Förderung überweisen.

HINWEISE ZUR ABRECHNUNG DER REISE
Sofern die Dienstreise nur aus den Erasmus-Pauschalen finanziert wird und keine zusätzliche Finanzierung aus anderen Mitteln erfolgt, findet *keine* Abrechnung über die Universität statt. Stattdessen obliegt es der reisenden Person die erhaltenen Pauschalen bei der Jahressteuererklärung gegenüber dem eigenen Finanzamt anzuzeigen. Die Universität ist verpflichtet eine so genannte Kontrollmitteilung an das entsprechende Finanzamt zu machen. Dieses berücksichtigt den Betrag als zu versteuerndes Einkommen. Sie können den zu versteuernden Betrag reduzieren bzw. ganz vermeiden, indem Sie die im Zusammenhang der Reise entstandenen Kosten in der Jahressteuererklärung geltend machen und durch entsprechende Belege nachweisen.
Wenn eine zusätzliche Finanzierung der Reise durch Haushalts- oder andere Mittel stattgefunden hat, ist die Reisekostenabrechnung wie gewohnt innerhalb von 3 Monaten bei der Reisekostenstelle einzureichen.

Bei Aufenthalten außerhalb Europas muss die Reise nicht nur der Fort- und Weiterbildung, sondern auch der Stärkung der Beziehung zur Partneruniversität dienen. Ein Antrag kann über den Fonds Internationale Kooperationen gestellt werden.