Interne Meldestelle für Rechtsverstöße

In Umsetzung des Gesetzes für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen (Hinweisgeberschutzgesetz – HinSchG) ist an der Bauhaus-Universität Weimar eine interne Meldestelle eingerichtet für die Meldung von Verstößen im beruflichen Kontext bzw. Hinweisen über etwaige Verstöße,

die strafbewehrt sind,
die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leib, Leben, Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient oder
gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder sowie unmittelbar geltende Rechtsakte der Europäischen Union und der Europäischen Atomgemeinschaft in vorgegebenen Rechtsbereichen (wie z. B. Bekämpfung von Geldwäsche; Vorgaben zum Umweltschutz; Regelungen zum Verfahren der Vergabe von öffentlichen Aufträgen etc.).

Grundlage bildet das Hinweisgeberschutzgesetz. Das Gesetz regelt den Schutz natürlicher Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an eine hierfür eingerichtete Meldestelle weitergeben (sogenannte Hinweisgeber oder auch Whistleblower).

Meldewege

Für die interne Meldestelle wurde die folgende E-Mail-Adresse eingerichtet:
hinweisgeber-meldestelle[at]uni-weimar.de

Ausschließlich die folgenden Personen haben Zugriff auf diese E-Mail-Adresse und sind befugt Meldungen entgegenzunehmen, Rückmeldungen zu geben und Folgemaßnahmen einzuleiten:

Jana Lorbeer (Leiterin Innenrevision, Kontakt: Cranachstraße 47, Raum 218, 99423 Weimar, Tel. +49 36 43 / 58 19 19)

Dr. Steffi Heine (Leiterin Justitiariat, Kontakt: Belvederer Allee 6, Raum 007, 99425 Weimar, Tel. +49 36 43 / 58 19 19)

Meldungen per Brief können Sie an Interne Meldestelle, c/o Innenrevision (Postanschrift: Cranachstraße 47, 99423 Weimar) senden.

Sie haben daneben jederzeit die Möglichkeit mündliche Meldungen per Telefon abzugeben oder ein persönliches Zusammentreffen zu initiieren (Kontaktdaten siehe oben).

Ihre Hinweise werden selbstverständlich vertraulich behandelt, bitte beachten Sie die Ausnahmen gemäß 9 HinSchG. Von anonymen Hinweisen wird gebeten abzusehen. Im Sinne einer zügigen Bearbeitung und zur Vermeidung unnötiger Rückfragen wird gebeten den Hinweis und/oder Sachverhalt hinreichend genau zu formulieren und zu schildern.

Mündliche Hinweise werden zusammengefasst in Form eines Vermerks oder durch die vollständige und genaue Niederschrift des Wortlauts in Form eines Protokolls dokumentiert. Der hinweisgebenden Person wird Gelegenheit gegeben, den Vermerk oder das Protokoll zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und unterschriftlich zu bestätigen.
Darüber hinaus können Sie alternativ eine externe Meldung an die zuständigen Behörden bei Land, Bund oder EU vornehmen.

Verfahren

Nach Eingang des Hinweises wird die Meldestelle

•   zunächst den Eingang des Hinweises bestätigen und die sachliche Zuständigkeit oder die etwaige Zuständigkeit einer spezialgesetzlichen Meldestelle prüfen,
•   anschließend prüfen, ob der Hinweis stichhaltig und glaubwürdig ist; erforderlichenfalls sind unter Wahrung der Vertraulichkeit weitere Informationen einzuholen,
•   im Weiteren ggf. angemessene Folgemaßnahmen prüfen und ergreifen.

Näheres zum Verfahren vgl. § 17 HinSchG.

Sämtliche Informations-, Verfahrens- und Prüfschritte sowie Ergebnisse und Maßnahmen werden von der Meldestelle unter Wahrung der Vertraulichkeit, des Datenschutzes sowie der Datensicherheit entsprechend dokumentiert. Dafür wurden geeignete technisch-organisatorische Maßnahmen installiert. Bei weitergehenden Rückfragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an die Datenschutzbeauftragte der Bauhaus-Universität Weimar.

Benutzerhinweise

Wenn Sie über das Programm S/MIME verfügen, können Sie an die oben genannte E-Mail-Adresse eine verschlüsselte Nachricht senden. Benutzen Sie für die Verschlüsselung Ihrer E-Mail bitte den folgenden Kommunikationsschlüssel unserer Meldestelle: Verschlüsselung interne Meldestelle

Alternativ können Sie uns 7-Zip-verschlüsselte Anhänge schicken. Dazu bitten wir Sie, der internen Meldestelle das jeweilige Passwort telefonisch mitzuteilen. Eine bebilderte Beschreibung der Handhabe finden Sie unter folgendem Link:

https://www.itmz.uni-rostock.de/it-sicherheit/grundregeln/verschluesselung-von-lokalen-daten/verschluesseln-und-entschluesseln-von-daten-mit-7-zip/