Neue Verarbeitungstätigkeit

Planen Sie eine neue Verarbeitungstätigkeit, d.h. einen Arbeitsvorgang, bei dem personenbezogene Daten verarbeitet werden (s. auch Glossar), ist die Beratung durch die Datenschutzbeauftragte unbedingt zu empfehlen.

Es ist wichtig, dass sämtliche datenschutzrechtliche Fragen VOR Beginn der Verarbeitungstätigkeit, also vor der erstmaligen Verarbeitung personenbezogener Daten geklärt werden.

Je früher Sie sich mit Ihrem Projekt an die Datenschutzbeauftragte wenden, desto besser kann eine umfassende und zeitnahe Beratung gewährleistet werden.

Die Beantwortung folgender Fragen ist für eine Erstberatung hilfreich:

• Wann soll das Verfahren/die Verarbeitung starten?
• Welche Stelle ist innerhalb der BUW verantwortlich für die Datenverarbeitung?
• Welche Kategorien von personenbezogenen Daten sollen verarbeitet werden – auch sensible Daten?
• Bei wem und wie sollen die Daten erhoben werden?
• Werden Daten an andere Stellen innerhalb oder außerhalb der BUW übermittelt?
• Für welche Zwecke sollen die Daten genutzt werden?
• Welche Tools, technischen Geräte, Onlineplattformen, Dienstleister etc. werden ggf. genutzt?
• Wo werden die Daten gespeichert? Wer hat darauf Zugriff? Welche technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen werden eingesetzt?
• Wie lange werden die Daten für den genannten Zweck benötigt?
• Wie werden Betroffenenrechte gewahrt (Information, Auskunft, Löschung usw.)?

Besonders unterstützend ist die Darstellung der Datenverarbeitung in einem "Data-Lifecycle". Daraus geht der Lauf der personenbezogenen Daten von der Erhebung über die Speicherung und ggf. Übermittlung bis zur Löschung hervor.