Konzept

Das Berufsbild der Hochschulsekretär*in hat sich in den letzten Jahren deutlich gewandelt. 

Vom klassischen Sekretariat zum komplexen Wissenschaftsmanagement.

Wir Sekretär*innen sind die erste Anlaufstelle für Wissenschaftler*innen, Studierende, dezentrale Verwaltungsbereiche und Externe. Wir fungieren als Schnittstellenmanager*innen und sind bereichsübergreifend an der Bearbeitung zahlreicher Arbeitsprozesse beteiligt und teilweise projektleitend tätig. Als wissenschaftsunterstützendes Personal managen und koordinieren wir eine große Flut an Informationen und sind somit für das reibungslose Funktionieren des wissenschaftlichen Geschäftsbetriebes und im Finanzmanagement mit verantwortlich. 

Diese Schlüsselfunktion möchten wir wieder sichtbar machen, um so wertschätzenden Umgang mit unserer Arbeit zu erzielen.

Wir möchten erreichen, dass Hochschulsekretariate in Prozesse eingebunden werden, bevor der Auftrag bei uns als Schnittstelle als unabänderlich eingeht.

Vorteile eines Netzwerkes:

• Wissens- und Erfahrungsaustausch
• Kurze Wege – sparen Ressourcen = Optimierung Zeit und Arbeitskraft
• Sichtbarkeit für neues und bestehendes Personal
• Transparenz von Arbeitsabläufen und Arbeitsbereichen, Information zu Ansprechpartner*innen
• Gemeinsame Aktionen, z. B. spezifische Fortbildungen
• Koordinierung Onboarding und Offboarding für Sekretariate
• Was können wir gemeinsam besser ausrichten als alleine (bündeln von Ideen, Konzepten...)
• Fachkräftebindung und Pflege durch wertschätzenden Umgang miteinander durch Motivation
• Interesse an Gremienarbeit vermitteln

Umsetzungsgrundlage:

• Austausch: Aufbau eines Diskussionsforums zum Wissensaustausch, auch bereichsübergreifend -> eigene Internetpräsenz
• Information: Verbesserte und vereinfachte Kommunikationswege, für und mit Sekretariaten -> regelmäßige Treffen
• Qualifikation: Arbeitsplatzbezogene Weiterbildung
• Präsenz: Mitarbeit in Arbeitsgruppen und Gremien, Vernetzung mit Gleichstellung, Personalabteilung und Personalrat
• Vernetzung: Uniinterne und überregionale Öffentlichkeitsarbeit und Austausch
• Unterstützung: Job-Mentoring für neue Kolleg*innen