Verbundprojekt
Am 1. Dezember 2016 startete das ERP-Projekt an unserer Universität, welches Teil des Gemeinschaftsprojektes der Thüringer Hochschulen "Einführung eines ERP-Systems" war. Die im Dezernat Finanzen und im Dezernat Personal eingesetzten, verschiedenen IT-Systeme der HIS eG sollten durch ein modernes, zukunftsfähiges ERP-System ersetzt werden, welches zu verbesserten Services und zur Entlastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter führt.
Ursprünglich war die gleichzeitige Produktivsetzung des neuen IT-Systems an allen zehn Thüringer Hochschulen für den 01.01.2018 geplant. Der Go-Live wurde jedoch um ein Jahr auf den 01.01.2019 für die Bauhaus-Universität Weimar und zwei weitere Hochschulen verschoben. Drei weitere Hochschulen haben den Produktivstart zum 01.01.2020 umgesetzt. Die Duale Hochschule Gera-Eisenach ist bereits seit Frühjahr 2018 mit dem ERP-System produktiv.
Internes ERP-Projekt
Die Einführung des ERP-Systems an unserer Hochschule teilte sich in mehrere Phasen:
In der ersten Phase erfolgte die Erarbeitung eines Thüringer Verbundreferenzsystems. Dabei wurden unter Beteiligung aller zehn Thüringer Hochschulen Standardprozesse, Standardkonfigurationen, Standardrollen und -berechtigungen usw. auf der Grundlage der mitgelieferten Referenzmodelle des Systemanbieters erarbeitet.
Die zweite Phase beinhaltete die hochschulspezifische Feinkonzeption. Hier wurde der Soll-Zustand des Systems, der von den zuvor festgelegten Standards durch besondere Anforderungen unserer Universität abweichen kann, definiert.
Der darauffolgende Roll-Out des ERP-Systems an der Bauhaus-Universität war Phase 3 und umfasste u.a. die Systemrealisierung, die Systemtests, die Datenmigration aus den Altsystemen sowie Schulungen.
Seit Beginn des Jahres 2019 befindet sich das ERP-System im produktiven Betrieb und ist somit das führende System für den Buchungs- und Zahlungsverkehr sowie das Personalmanagement der Bauhaus-Universität Weimar.
Da die Implementierung der Software zu diesem Zeitpunkt noch nicht vollständig abgeschlossen war, begann parallel zum Produktivstart die 4. Phase "Aufbau eines etablierten Regelbetriebes", welche den Abschluss des Projektes bildete.
Am 02.12.2022 wurde das ERP-Projekt durch die ERP-Steuerungsgruppe abgenommen.