• Verwendung von Formatvorlagen in Word-Dokumenten
  (Verteilen von Rollen wie Überschrift, Text, Aufzählung, Tabelle, Formeln, Fuß- und Kopfzeilen, etc.)
• Die Inhalte von Bildern, Grafiken, Verlinkungen in Alternativtexten beschreiben
• Inhalte dürfen nicht ausschließlich über Farbe und Kontrast zugänglich sein
• Definieren der verwendeten Sprache(n) in der Information des Dokuments und in den Formatvorlagen (Auswahl der Stimme für die Screenreader)
• Angabe eines Titels des Dokuments in den Dateiinformationen (Meta-Daten)
• Tab-Reihenfolge bei Formularen und sinnvolle Benennung der Formularfelder erstellen

Auch Power Point Präsentationen können barrierefrei erstellt werden. Hier gelten die gleichen Regeln, wie bei allen Dokumenten. Das betrifft die Alternativtexte für Bilder und Verlinkungen, korrekte Lesereihenfolge von Textbausteinen, gute Farbkontraste verwenden, semantische Auszeichnung von Text und Überschrift und die Verwendung von Folienvorlagen. Des Weiteren müssen eingefügte Videos Untertitel haben. Office 365 erstellt sie selbstständig, allerdings ist eine manuelle Prüfung wichtig.

Weitere Infos dazu finden Sie auf den Service-Seiten von Microsoft.

Excel-Dateien können barrierefrei erstellt werden. Folgendes ist dabei zu beachten:

• Alternativtext für alle visuellen Objekte erstellen
• Verwendung von aussagekräftigen Linktiteln und Quicklinks
• Ausreichender Kontrast zwischen Text und Hintergrund
• Eindeutiges Benennen der Registerkarten und Entfernen von leeren Registerkarten
• Verwendung von einfachen Tabellenkonstruktionen und Spalteninformationen

Ausführliche Informationen dazu finden Sie auf den Seiten von Microsoft.

Das Portable Document Format (PDF) wurde erfunden, um plattformunabhängig Dateien austauschen zu können, ohne dass die das Aussehen, das Layout verändert. Dadurch ist es nicht möglich, die Textgröße und -farbe den eigenen Bedürfnissen anzupassen. Wenn ein Dokument geschützt wird, ist der Text für Screenreader nicht lesbar. Daher ist dieser Vorgang zu vermeiden.

Nachträglich wurden Konzepte entwickelt, um ein PDF barrierefrei lesbar zu machen. So wurde 2012 der Standard PDF/UA für universellen Zugang (engl. Universal Accessibility) entwickelt. Dieser Standard richtet sich nach der Web Content Accessibility Guideline 2.0. Die wichtigste Eigenschaft eines PDF/UA ist das Vorhanden sein von Tags, also eine semantische Auszeichnung des Textes. Mit Tags kann der Screenreader erkennen, was eine Überschrift mit welcher Hierarchie, ein Text oder eine Aufzählung ist.

• Vorhandensein von Tags und die richtige Bedeutung der Tags (Überschriften, Absatz, Bild, Tabelle, etc.)
• Vorhandenes anklickbares Inhaltsverzeichnis bei längeren Dokumenten
• Lineare Lesereihenfolge der Texte einer Seite
• Vorhandensein von Alternativtexten bei Bildern, Grafiken und Icons, etc
• Kennzeichnung von grafischen Elementen als Artefakte (werden nicht vom Screen Reader verwendet)
• Internetadressen und E-Mail-Adressen sind anklickbar
  
  
• Die Meta-Daten des Dokumentes beinhalten:
  • Hauptsächliche Sprache des Dokumentes
  • Titel des Dokumentes (Es muss im Programmfenster der Dokumententitel angezeigt werden, nicht der Dateiname
  • Urheberinformationen
  • Sicherheitseinstellungen: Kein Kopierschutz aktivieren, dadurch wird das Kopieren von Texten für Screen Reader verhindert

Bevor ein PDF als barrierefreies PDF veröffentlicht wird, muss getestet werden. Die Datei kann durch Validatoren technisch geprüft werden und muss durch den Menschen mit Erfahrungen auf diesem Gebiet auf inhaltliche Zugänglichkeit geprüft werden.

Folgende Prüf-Tools stehen zur Verfügung:

PDF Accessibility Checker (PAC)
Dieses Tool wurde von der Schweizer Stiftung "Zugang für Alle" entwickelt und ist kostenfrei downloadbar. Allerdings ist die Software nur für Windows entwickelt worden.

Adobe Acrobat Pro
Mit Acrobat Pro kann PDFs prüfen und nachträglich Änderungen vornehmen, die das Dokument barrierefrei machen. Hier kann man das Dokument per Hand taggen, die Lesereihenfolge festlegen und Änderungen in den Meta-Daten vornehmen. Da es aber sehr mühsam ist, im Nachhinein ein Dokument barrierefrei zu machen, sollte dies in dem Programm passieren, mit dem das Dokument erstellt wurde.

MadetoTag von Axaio
Das ist ein Plugin für InDesign, welches bei der Erstellung von barrierefreien PDFs aus InDesign unterstützt.