Archivierung

Allgemeine Geschäftsunterlagen
Dazu gehören neben dem normalen Schriftgut auch Unterlagen zu Ausstellungprojekten, Korrespondenzen intern/extern, Tagungen, Sonderveranstaltungen, Lehrunterlagen wie z.B. Vorlesungsmanuskripte, Exkursionsprogramme, Projektdokumentationen, Berufungsunterlagen, etc.

Forschungsbezogene Unterlagen
Dazu gehören Zwischen- und Endberichte, Dokumentationen zu Begleitveranstaltungen und -aktivitäten (in Absprache mit dem Dezernat Forschung, damit nur ein Exemplar in das Archiv gelangt).

Fotos, Karten, Pläne, Plakate, Broschüren mit Universitätsbezug, Medaillen, Urkunden, Filme, Tonträger, Wissenschafts- und Objektsammlungen u.a.
Diese werden gerne nach Rücksprache übernommen.

Graduierungsunterlagen
Diese Unterlagen sind von einer zentralen Stelle/Person der Fakultät an das Archiv abzugeben.

Prüfungsbezogene Unterlagen
Die Abgabe der Studierendenakten erfolgt zentral über das Dezernat Studium und Lehre.

Honorar- Werk- und Hilfskraftverträge
Diese werden zentral beim Dezernat Personal und beim Dezernat Finanzen geführt und von dort an das Universitätsarchiv abgegeben.

Personalunterlagen
Die Abgabe der Personalakten erfolgt zentral über das Dezernat Personal.

Doubletten
Unter Doubletten ist eine Zweitablage zu verstehen, die nicht bei der aktenführenden Stelle liegt. Dies kann z.B. zutreffen bei Rechnungen, von denen das Original beim Dezernat Finanzen geführt wird, bei Senatsprotokollen, für die das Rektoramt die aktenführende Stelle ist oder für Fakultätsratsprotokolle, für die das jeweilige zuständige Dekanat die aktenführende Stelle ist. Ausgenommen sind hier solche Unterlagen, die durch umfangreiche und wichtige handschriftliche Anmerkungen selber zum Original geworden sind.

Unterlagen von Vorgängereinrichtungen / ältere Unterlagen
Diese werden gerne nach Rücksprache übernommen. Wir kommen vorbei und helfen Ihnen unkompliziert weiter.

Etwa 5 Jahre nach dem letzten Vorgang in der Akte ist diese dem Universitätsarchiv anzubieten . Es ist aus arbeitstechnischen Gründen jedoch sinnvoll, nicht jede Akte einzeln, sondern die Akten im Konvolut abzugeben (ca. im Turnus von 5 Jahren). Selbstverständlich sind Abgaben zwischendurch immer möglich.

Nach Übergabe in das Universitätsarchiv  gehen die Akten in das Zwischenarchiv ein. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gehen die Akten in die Verfügungsberechtigung des Universitätsarchivs über. Das Archiv entscheidet nach Ablauf einer angemessenen Zeit, ob die Akten in das Endarchiv übernommen und archivisch verzeichnet  und erschlossen werden. Bis dahin bleiben die jeweiligen Professuren/Aktenbildner verfügungsberechtigt.

Ihre Einrichtung als abgebende Stelle kann jederzeit auf die Akten zurückgreifen. Während sich die Akte im Zwischenarchiv befindet, liegt sie unter der Archivsignatur, die Sie in der zurückgeschickten Abgabeliste finden, hier im Magazin greifbar vor – aber natürlich nicht für jedermann. Für eine öffentliche Nutzung, dazu zählen auch andere universitäre Dienststellen, bleiben die Unterlagen 30 Jahre lang gesperrt – es sei denn, die Leiterin / der Leiter Ihrer Einrichtung gibt die Erlaubnis für eine Einsicht.

Eine Archivierung steht an
Bitte rufen Sie an oder vereinbaren Sie per E-Mail (archiv[at]uni-weimar.de) einen Termin; ein Archivmitarbeiter wird mit Ihnen gemeinsam die Unterlagen sichten und entscheiden, was ins Archiv kommt oder was eventuell vernichtet werden kann.

Vorbereiten der Akten
Bitte nehmen Sie das Schriftgut aus den betreffenden Ordnern und heften es auf das vorgesehene Archivierungsmaterial; dieses Material erhalten Sie vom Archiv. Beim Vorbereiten der Akten entfernen Sie bitte sämtliche Metallteile (»Aktendullis«, Büroklammern, Tackerklammern, etc.) restlos. Wenn die Ordner eine Stärke von 4 - 5 cm überschreiten, bilden Sie bitte zwei Bände.

Sie bekommen vom Archiv eine elektronisch auszufüllende Abgabeliste. 
Beschriften Sie jede Akte auf dem Deckblatt, welches Sie ebenfalls vom Archiv erhalten, mit einer fortlaufenden Nummer. Diese Nummer schreiben Sie in die Archivierungsliste in die Spalte A: lfd. Nr..
In den folgenden Spalten ergänzen Sie bitte: Aktentitel, zeitlicher Umfang der Akte und Aufbewahrungsfrist. Unter „abliefernde Stelle“ schreiben Sie bitte den Namen Ihrer Einrichtung. Die Listen müssen vollständig ausgefüllt sein.
Bitte verwenden Sie nur gebräuchliche und verständliche Abkürzungen beim Erstellen der Liste. Wenn Ihnen Verpackungsmaterial fehlt, fragen Sie bitte einfach im Universitätsarchiv nach.

Transport ins Archiv
Schicken Sie die Abgabeliste auf elektronischem Weg ins Archiv. Wenn von dort die Rückmeldung erfolgt ist, vereinbaren Sie mit dem Referat Transport (Fuhrpark) einen Transporttermin und informieren das Archiv mit einem zeitlich angemessenem Vorlauf über den Termin der Anlieferung.

Die Übergabe
Die Übergabe/Übernahme erfolgt persönlich im Archiv. Ist alles korrekt, zeichnen beide Stellen die Übergabeliste ab. Hiernach erhalten die Akten eine Zugangsnummer/Archivsignatur und werden im Magazin eingelagert. Danach erhalten Sie ein abgezeichnetes Exemplar der Liste als Beleg für die abgegebenen Akten zugesandt.

Was ist eine Aufbewahrungsfrist?
 
Die Aufbewahrungsfrist ist eine Rückgriffsfrist. Sie beschreibt einen Zeitraum, innerhalb dessen Sie den Vorgang aufbewahren müssen, um evtl. darauf zurückgreifen zu können.

Wann beginnt und wann endet die Aufbewahrungsfrist?
 
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, innerhalb dessen Sie die Bearbeitung des Vorgangs abgeschlossen haben. In der Regel erfolgt dies durch eine z.d.A.-Verfügung oder der Ablage des Vorgangs.

Die Aufbewahrungsfrist ist immer in Jahren angegeben.

Die Aufbewahrungsfrist endet nach Ablauf der vorgegebenen Kalenderjahre stets zum 31.12.

Ein Beispiel: Die Aufbewahrungsfrist für Klausuren beträgt 2 Jahre.

Die Klausuren wurden z.B. am 29.01.2016 geschrieben. Die Aufbewahrungsfrist beginnt also am 1.1.2017 und endet am 31.12.2018. Erst ab dem 01.01.2019 können die Klausuren vernichtet werden.

Wo sind die Aufbewahrungsfristen geregelt?

Die Regelung von Aufbewahrungsfristen finden Sie in den verschiedensten rechtlichen Vorschriften vom Handelsgesetzbuch bis hin zu kleineren bereichsspezifischen Vorgaben.

Damit Sie den Überblick behalten und sich rasch über die für Ihre Vorgänge relevanten Aufbewahrungsfristen informieren können, stellt das Archiv der TU Ilmenau eine Datenbank "Aufbewahrungsfristen" zur Verfügung. Diese enthält derzeit ca. 400 Datensätze. Bitte beachten Sie: Die Datenbank ist ein dynamisches Arbeitsinstrument, welches Aktualisierungen unterliegt.

Link zur Datenbank: http://www5.tu-ilmenau.de/aufbewahrungsfristen/web/

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Quelle: Archiv der TU Ilmenau