FAQ: Studentische und wissenschaftliche Assistent*innen (Hilfskräfte)

An der Bauhaus-Universität Weimar gibt es keine spezielle Website, an der Beschäftigungen für wissenschaftliche, studentische und künstlerische Assistent*innen (Hilfskräfte) ausgeschrieben werden.

Manchmal werden Beschäftigungsmöglichkeiten an den Online-Pinnwänden unter www.uni-weimar.de/de/universitaet/aktuell/pinnwaende/ angeboten, aber meist werden sie über die direkte Nachfrage an den Professuren und Bereichen vergeben.

Wenn es zu einem Assistent*innen-Vertrag kommen soll, so werden diese über einen Portal (Lucom Interaction Platform) ausgestellt. Dieses Portal können nur Studierende der Bauhaus-Uni Weimar nutzen unter www.uni-weimar.de/hiwi. Studierende anderer Einrichtungen setzen sich bitte mit dem Sekretariat des künftigen Einsatzbereiches in Verbindung.

Studierende der Bauhaus-Uni Weimar melden sich bitte über den o. g. Link mit ihrem Uni-Login und ihrem Uni-Passwort an. Auf der Startseite ist dann auszuwählen "Arbeitsantrag  für stud./wiss. Assistent*innen". Sie gelangen darüber auf Ihr Formular. Ausfüllhinweise zum Workflow finden Sie hier.

Auf unserer Internetseite erhalten Sie weitere wichtige Informationen zur Beschäftigung. Das betrifft u. a. die Vergütungshöhe, den Urlaubsanspruch, die Arbeitsunfähigkeit. Die Auskunft über einzureichende Dokumente und zu unterschreibende Vertragsunterlagen, finden Sie unter der Checkliste im Download-Bereich. (Vgl. hierzu auch Frage 3) Aus allen Informationen, die Sie im Formular eingeben, werden die Vertragsunterlagen generiert, die die Sekretärin Ihres künftigen Einsatzbereiches ausdrucken kann.

Sie erhalten vom Sekretariat eine E-Mail, sobald Ihre Vertragsunterlagen im Sekretariat des Einsatzbereiches gedruckt werden und Sie alle Unterschriften dort leisten können. Nachdem Sie unterschrieben haben, werden sämtliche Vertragsunterlagen und die einzureichenden Dokumente vom Sekretariat aus mit der Hauspost an das Dezernat Personal zur weiteren Bearbeitung bzw. zur Unterzeichnung des Arbeitsvertrages weitergeleitet. Alle Formulare und Dokumente, außer der eigentliche Arbeitsvertrag, können auch digital unterschrieben bzw. versendet werden. Der eigentliche Arbeitsvertrag muss im Original unterschrieben werden und ist somit nur postalisch zu versenden.

Wichtiger Hinweis: Der Vertrag wird erst wirksam, wenn beide Vertragspartner (Arbeitnehmer und Arbeitgeber) unterzeichnet haben. Ein rückwirkender Vertragsabschluss ist nicht zulässig. Vor Vertragsabschluss darf keine Aufnahme der Tätigkeit erfolgen. Um gewährleisten zu können, dass der Vertrag rechtzeitig geschlossen wird und auch die Zahlung pünktlich erfolgen kann, ist ein Vorlauf von ca. 4 Wochen einzuhalten (siehe auch dazu Frage 6).

Um als studentische*r oder wissenschaftliche*r Assistent*in nach Wissenschaftszeitvertragsgesetz § 6 beschäftigt werden zu können, müssen Sie an einer deutschen Hochschule in einen ersten oder weiteren berufsqualifizierenden Studiengang eingeschrieben sein (Diplom, Bachelor oder Master).Wenn Sie sich in einem Urlaubssemester befinden, ist diese Voraussetzung ebenfalls erfüllt.

Der Promotionsstudiengang hingegen ist kein berufsqualifizierender Studiengang.

1. Sind Sie erstmalig an der Bauhaus-Universität Weimar beschäftigt (Neueinstellung), sind diese Dokumente einzureichen bzw. diese Angaben im Onlineformular einzutragen:

• Studienbescheinigung für das Semester, für das der Vertrag geschlossen wird. Fällt das Vertragsende in das nächste Semester, ist die Studienbescheinigung dafür unaufgefordert nachzureichen
• Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
• falls Sie bereits einen Bachelor- oder Masterabschluss besitzen, ist eine Kopie der Urkunde oder ein Nachweis vom Prüfungsamt beizufügen
• gültiger Aufenthaltstitel mit Genehmigung zur Beschäftigung, wenn Sie von außerhalb der EU kommen.
• Steuerliche Identifikationsnummer (wenn nicht vorhanden, zu erfragen beim Bundeszentralamt für Steuern über das Eingabeformular: www.bzst.de unter "Steuern National") oder beim Einwohnermeldeamt
• Steuerklasse (Ledig und nur ein Arbeitgeber immer Steuerklasse I, sonst beim zuständigen Finanzamt des Wohnortes zu erfragen)
• Sozialversicherungsnummer (ist gleich die Rentenversicherungsnummer und dem Sozialversicherungsausweis zu entnehmen. Wenn dieser nicht vorhanden, können Sie die Nummer bei Ihrer gesetzlichen deutschen Krankenkasse oder direkt bei der Deutschen Rentenversicherung erfragen.)
• Bankverbindung (muss am SEPA-Verfahren teilnehmen)

sind zur Vertragsunterzeichnung diese Unterlagen zu unterschreiben:

• Arbeitsvertrag (2-fach) + Niederschrift nach dem Nachweisgesetz (2-fach)
• Prüfung der Sozialversicherung, mit integriertem
• Antrag zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht. Bitte nur unterschreiben, wenn Sie den Antrag auch wirklich stellen möchten (Lesen Sie sich zuvor das zugehörige Merkblatt bitte gut durch.)
• Berufliche Tätigkeit
• Erklärung zur steuerlichen Behandlung (Bitte darauf achten, dass darauf Hauptbeschäftigung angekreuzt ist, sofern Sie zeitgleich keine weitere Beschäftigung haben. Ansonsten drohen Abzüge nach Steuerklasse 6)

2. Sind Sie nach einer Unterbrechung wieder an der BUW beschäftigt (Wiedereinstellung), sind zur Vertragsunterzeichnung nach Aufforderung per E-Mail diese Dokumente mitzubringen:

• Studienbescheinigung (wie unter 1. beschrieben)
• Mitgliedsbescheinigung nur, wenn sich die Krankenkasse bzw. Ihr Versicherungsverhältnis geändert hat
• falls Sie inzwischen einen Bachelor- oder Masterabschluss besitzen, ist eine Kopie der Urkunde oder ein Nachweis vom Prüfungsamt beizufügen
• gültiger Aufenthaltstitel mit Genehmigung zur Beschäftigung, wenn Sie von außerhalb der EU kommen. Verlängerung ist nachzureichen, wenn das Vertragsende die Gültigkeitsdauer überschreitet.

sind zur Vertragsunterzeichnung diese Unterlagen zu unterschreiben:

• wie unter Neueinstellung aufgeführt.

3. Sind Sie mit einem neuen Vertrag ohne Unterbrechung weiter oder zusätzlich beschäftigt, sind zur Vertragsunterzeichnung nach Aufforderung per E-Mail diese Dokumente mitzubringen:

• Studienbescheinigung, nur wenn der Vertrag in einem neuen Semester fortgesetzt wird, bzw. das Vertragsende in ein neues Semester fällt.
• Mitgliedsbescheinigung (wie unter 2.) o Bachelor- oder Masterabschluss (wie unter 2.)
• gültiger Aufenthaltstitel mit Genehmigung zur Beschäftigung (wie unter 2.)

sind zur Vertragsunterzeichnung diese Unterlagen zu unterschreiben:

• Arbeitsvertrag (2-fach) + Niederschrift nach dem Nachweisgesetz (2-fach)
• SV-Prüfung
• ggf. Antrag zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht (wie unter 1. beschrieben)
  
  Hier gelangen Sie zur PDF-Version.

An dieser Einrichtung dürfen Sie maximal 86 Stunden (19,8 h wöchentlich) im Monat arbeiten.

Diese Grenze gilt gleichermaßen für studentische und wissenschaftliche Assistent*innen und sowohl in der Vorlesungszeit als auch in den Semesterferien. Außerhalb der Uni dürfen Sie gern auch noch zusätzlich arbeiten. Bitte beachten Sie jedoch, wenn Sie in der Vorlesungszeit insgesamt mehr als 20 Stunden wöchentlich arbeiten, verlieren Sie unter Umständen im sozialversicherungsrechtlichen Sinn Ihren Studierendenstatus (mehr dazu siehe Frage 8).

Hinweis:
Vorlesungsfreie Zeiten sind nicht nur die Semesterferien, sondern auch die Abend- und Nachtstunden sowie die Wochenenden!

Die Beschäftigung als studentische*r und wissenschaftliche*r Assistent*in mit Befristung nach § 6 Wissenschaftszeitvertragsgesetz ist insgesamt für maximal 6 Jahre zulässig.

Dabei werden diese an allen deutschen Hochschulen und Forschungseinrichtungen ausgeübten Beschäftigungszeiten zusammengerechnet. Da es sich hierbei um studienbegleitende Beschäftigungen handelt, finden sie keine Anrechnung auf die Befristungen nach § 2 (1) des Wissenschaftszeitvertragsgesetzes für eine spätere Beschäftigung als wissenschaftliche Mitarbeiter*innen in der Qualifizierungsphase nach Abschluss des Studiums.

Zahltag ist immer der letzte Arbeitstag eines jeden Monats, in dem Sie beschäftigt sind.

Voraussetzung für die Garantie der ersten termingerechten Zahlung ist jedoch, dass dem Thüringer Landesamt für Finanzen bereits am 25. des Vormonats vollständige Unterlagen vorliegen, damit sie noch vor Eingabeschluss bearbeitet werden können.

Insbesondere ist die steuerliche Identifikations-Nr. zahlungsrelevant. Die Übermittlung der Vertragsunterlagen erfolgt per Kurier zweimal wöchentlich. Sie sollten daher bis zum 7. des Vormonats im Dezernat Personal eingehen.

Bitte unbedingt beachten:

§ 37 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) findet sinngemäß Anwendung (Hinweis hierzu im § 7 "Sonstige Regelungen" des Arbeitsvertrages). Das heißt Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis verfallen, wenn sie nicht innerhalb einer Ausschlussfrist von 6 Monaten nach Fälligkeit von den Beschäftigten oder vom Arbeitgeber schriftlich geltend gemacht werden!

Die Aussage, dass Jobs mit max. 556 € monatlich steuerfrei bleiben, ist nicht ganz korrekt.

Sie trifft nur zu, wenn man nur einen Arbeitgeber hat.

Sofern man mehrere Jobs bis insgesamt 556 € bei verschiedenen Arbeitgebern
ausübt, wird es schon schwieriger.

1. Wenn alle Arbeitgeber pauschal versteuern, bleibt es für den Arbeitnehmer bei der Steuerfreiheit.
   
   
2. Wenn mindestens ein Arbeitgeber pauschal versteuert, dann kann der andere Job nach der Steuerklasse 1 versteuert werden und beide Beschäftigungen sind ebenfalls steuerfrei.
   
   
3. Nehmen aber beide Arbeitgeber die Versteuerung nach Steuerklasse vor, so kann nur immer eine Beschäftigung nach der Steuerklasse 1 und die andere muss nach Steuerklasse 6 versteuert werden. Der Arbeitnehmer hat aber die Möglichkeit, selbst zu bestimmen, wer Haupt- (Steuerklasse 1) und wer Nebenarbeitgeber (Steuerklasse 6) sein soll. Das kann man ein- bis zweimal im laufenden Jahr ändern.

Als Hauptarbeitgeber sollten Sie die Beschäftigung angeben, bei der der höhere monatliche Verdienst zu erwarten ist. Übersteigt man mit mehreren Mini-Jobs die 556 Euro-Grenze, werden die Punkte 1 und 2 nicht relevant, dann kommt nur die Versteuerung entsprechend Punkt 3 in Frage.

Das trifft auch zu, wenn man neben einer Beschäftigung mit mehr als 556 € zusätzlich noch einen Minijob ausübt. Die Arbeitgeber erhalten vom Finanzamt regelmäßig Rück- bzw. Fehlermeldungen, sodass die Versteuerung nach der Steuerklasse 1 bei zwei Arbeitgebern gleichzeitig nicht möglich wird.

Generell gilt, ein jährliches Einkommen von zurzeit ca. 12.096 € ist steuerfrei.

Wenn diese Grenze nicht überschritten wird, können Sie sich mit der Lohnsteuererklärung im Folgejahr die zu viel (nach Steuerklasse 6) entrichteten Lohnsteuern vom Finanzamt zurückholen. Dazu erhalten Sie vom Arbeitgeber zu Beginn des Folgejahres einen elektronischen Lohnsteuerausdruck.

Der Freistaat Thüringen nimmt die Versteuerung nur nach Steuerklasse vor. Für ein Arbeitsverhältnis mit einer Vergütung von mehr als 556 Euro monatlich bleibt die Versteuerung im Jahr 2025 nach Steuerklasse 1 bis zu einer Vergütung von monatlich 1.008 € steuerfrei.

Hinweis zum Ausfüllen des Arbeitsantrag für studentische und wissenschaftliche Assistent*innen im "Lucom-Portal": Das Studium ist keine Beschäftigung im steuerlichen Sinne!

 Dieser Inhalt wird Ihnen zeitnah zur Verfügung stehen.

Weitere Informationen können Sie im Moment der externen Internetseite entnehmen.

An dieser Stelle erhalten Sie nur ein paar allgemeingültige Hinweise.

Für eine individuelle Beratung steht Ihnen gern die Beratungsstelle der Deutschen Rentenversicherung zur Verfügung. Das kostenlose Servicetelefon erreichen Sie unter der 0800 10004800 (bitte halten Sie dafür Ihre Rentenversicherungs-Nummer bereit).

Wenn Sie den Antrag nicht stellen und den zu tragenden Anteil am Rentenversicherungsbeitrag von derzeit 3,7 Prozent des Arbeitsentgeltes zahlen, ergeben sich einige

Vorteile:

Das Arbeitsentgelt wird nicht nur anteilig, sondern in voller Höhe bei der Berechnung der Rente berücksichtigt. (Dieser geldwerte Vorteil fürs Alter ist jedoch eher gering.) Von weitaus größerem Wert können mit zunehmendem Alter die vollen Pflichtbeitragszeiten sein, die Sie sich erwerben.

Das bedeutet, die Beschäftigungszeit wird in vollem Umfang für die Erfüllung verschiedener Mindestversicherungszeiten (Wartezeiten) berücksichtigt, wie zum Beispiel für

- einen früheren Rentenbeginn
- Ansprüche auf Leistungen zur Rehabilitation von der Deutschen Rentenversicherung
- Anspruch auf Übergangsgeld bei Rehabilitationsmaßnahmen
- Anspruch auf eine Rente wegen Erwerbsminderung

Wenn Sie den Antrag stellen, entfällt die Zahlung des o. g. Eigenanteils von 3,7 Prozent. Sie verzichten zugleich freiwillig auf die genannten Vorteile. Das heißt, Sie erwerben nur anteilig Monate für die Erfüllung der verschiedenen Wartezeiten und das Arbeitsentgelt wird bei der Berechnung der Rente nur anteilig berücksichtigt.

Üben Sie mehrere 556-EURO-Jobs aus, kann der Antrag auf Befreiung nur einheitlich für alle zeitgleich ausgeübten Beschäftigungen gestellt werden. Es sind alle weiteren - auch zukünftige Arbeitgeber darüber zu informieren.

Die Befreiung von der Versicherungspflicht ist dann für die Dauer aller Beschäftigungen bindend und kann nicht widerrufen werden. Der Antrag auf Befreiung wird Ihnen zum Zeitpunkt der Unterzeichnung der Vertragsunterlagen für den Hiwi-Vertrag vorgelegt. Bitte unterschreiben Sie ihn nur, wenn Sie in Ihrem Onlineformular des Workflows ankreuzen "Ich beantrage die Rentenversicherungsfreiheit, der Antrag liegt unterschrieben bei."

Wichtige Hinweise:

• Wenn Sie eine Vergütung von weniger als 175 EUR monatlich erhalten, ist es ratsam, den Antrag zu stellen, da unterhalb dieser Grenze die Beitragshöhe beträchtlich ansteigt.
• Sind Sie Studierende*r aus dem Ausland und beabsichtigen, keinen Antrag zu stellen, sollten Sie sich zuvor bei der Deutschen Rentenversicherung erkundigen, inwieweit es für Sie sinnvoll wäre, freiwillige Beiträge in die Rentenversicherung einzuzahlen.

Hier gelangen Sie zum Merkblatt vom Thüringer Landesamt für Finanzen.

Ausländische Studierende, die keinen Wohnsitz in Deutschland haben und aus diesem Grund keine steuerliche Identifikationsnummer und keine Sozialversicherungsnummer erhalten, können nicht beschäftigt werden.

Ausländische Studierende von außerhalb der EU müssen die Kopie ihres Aufenthaltstitels mit der Genehmigung zur Beschäftigung einreichen. Die Vertragsdauer darf dem Ablauf des Aufenthaltstitels nicht überschreiten! 

Ausländische Studierende brauchen eine deutsche Bankverbindung, wenn das bereits vorhandene Kreditinstitut nicht am SEPA-Verfahren teilnimmt (alle EU-Mitgliedsstaaten nehmen daran teil).

Ausländische Studierende brauchen eine deutsche gesetzliche Krankenkasse, wenn sie monatlich mehr als 538 Euro verdienen und nicht kurzfristig beschäftigt sind (max. 70 Arbeitstage pro Jahr).

• Formel für die UrlaubsberechnungFormel für die Urlaubsberechnung
• Urlaubsanspruch für stud. und wiss. Assistent*innenUrlaubsanspruch (in Stunden)

Das Arbeitsverhältnis kann vorfristig mit einer Kündigungsfrist von 4 Wochen zum Monatsende oder zum 15. des Monats beendet werden.

Die Kündigung ist schriftlich beim Arbeitgeber, z.B. dem/der Betreuer*in, einzureichen.

Es kann aber auch im gegenseitigen Einvernehmen ohne Kündigungsfrist enden. Dazu stellen Sie bitte an das Dezernat Personal einen formlosen Antrag, auf dem auch die/der Betreuer*in Kenntnis genommen hat.

Bitte informieren Sie diese rechtzeitig, damit Ersatz gefunden werden kann.

Im Dezernat Personal wird dann ein Auflösungsvertrag ausgestellt, den Arbeitnehmer*in und Arbeitgeber unterschreiben.