Data Protection Policy

Bauhaus-Universität Weimar

Datenschutz 02.08.2022

I. Name und Anschrift des Verantwortlichen

Der Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die:

Bauhaus-Universität Weimar vertreten durch den / die Präsident*in Geschwister-Scholl-Straße 8 99423 Weimar Deutschland Telefon: +49 (0) 36 43/58 11 10 Website: www.uni-weimar.de

II. Kontaktangaben der Datenschutzbeauftragten

Büro des Kanzlers Belvederer Allee 6 99423 Weimar Deutschland Telefon: +49 (0) 3643/58 12 22 E-Mail: datenschutz@uni-weimar.de Website: www.uni-weimar.de/dsb

III. Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzenden grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Websiteerforderlich ist.

Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Folgende Daten werden hierbei erhoben:

(1) Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version (2) Das Betriebssystem der Nutzenden (3) Den Internet-Service-Provider der Nutzenden (4) Die IP-Adresse der Nutzenden (5) Datum und Uhrzeit des Zugriffs (6) Websites, von denen das System der Nutzenden auf unsere Internetseite gelangt (7) Websites, die vom System der Nutzenden über unsere Website aufgerufen werden

Diese Daten werden für die Dauer von maximal sieben Tagen in den Logfiles unseres Systems gespeichert, eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten der Nutzenden findet nicht statt. Danach werden die IP-Adressen anonymisiert, so dass eine direkte Zuordnung des aufrufenden Clients somit nicht mehr möglich ist. Diese anonymisierten Datensätze werden langfristig zu Forensikzwecken gespeichert.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. e i.V.m. Abs. 3 DSGVO i.V.m. § 16 Abs. 1 ThürDSG. Die Information der Öffentlichkeit über Studium und Forschung an der Bauhaus-Universität Weimar sowie Bereitstellung einer Möglichkeit der elektronischen Kontaktaufnahme ist Teil unserer Aufgaben.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner der Nutzenden zu ermöglichen. Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme und zu Forensikzwecken.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist. Die IP-Adressen in Logfiles werden nach sieben Tagen anonymisiert, so dass eine direkte Zuordnung des aufrufenden Clients somit nicht mehr möglich ist. Diese anonymisierten Datensätze werden langfristig gespeichert.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens der Nutzenden keine Widerspruchsmöglichkeit.

IV. Verwendung von Cookies

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Unsere Webseite verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem der Nutzenden gespeichert werden. Rufen Nutzende eine Website auf, so kann ein Cookie auf dem Betriebssystem der Nutzenden gespeichert werden. Dieses Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht.

Wir setzen Cookies ein, um unsere Website nutzerfreundlicher zu gestalten. Einige Elemente unserer Internetseite erfordern es, dass der aufrufende Browser auch nach einem Seitenwechsel identifiziert werden kann.

In den Cookies werden dabei folgende Daten gespeichert und übermittelt:

(1) Benutzereinstellung zum Opt-Out aus dem Webanalyseverfahren durch Matomo (ehemals PIWIK) (2) bei Seiten mit Login die Sessionkennung (3) Zeitpunkt des Aufrufs bestimmter Formulare zur Spamabwehr

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. e i.V.m. Abs. 3 DSGVO i.V.m. § 16 Abs. 1 ThürDSG.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Der Zweck der Verwendung technisch notwendiger Cookies ist, die Nutzung von Websites für die Nutzenden zu vereinfachen. Unsere Internetseite kann prinzipiell ohne Verwendung von Cookies genutzt werden. Einige Funktionen können allerdings ohne den Einsatz von Cookies nicht angeboten werden. Für diese ist es erforderlich, dass der Browser auch nach einem Seitenwechsel wiedererkannt wird. Die Anwendungen, für die wir Cookies benötigen, sind unter IV. 1. genannt.

Die durch technisch notwendige Cookies erhobenen Nutzerdaten werden nicht zur Erstellung von Nutzerprofilen verwendet.

4. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Cookies werden auf dem Rechner der Nutzenden gespeichert und von diesem an unserer Seite übermittelt. Daher haben Sie als Nutzende auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch

automatisiert erfolgen. Werden Cookies für unsere Website deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Website vollumfänglich genutzt werden.

V. Anmeldung zum Verteiler Medieninformationen und für Newsletter

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Auf unseren Internetseiten besteht die Möglichkeit, sich kostenfrei am Verteiler für Medieninformationen der Bauhaus-Universität Weimar sowie für diverse Newsletter anzumelden. Dabei werden bei der Anmeldung die Daten aus der Eingabemaske an uns übermittelt. Pflichtangaben sind durch ein farbiges Sternchen markiert, alle weiteren Angaben sind optional.

Zudem werden folgende Daten bei der Anmeldung erhoben:

Datum und Uhrzeit der Registrierung

Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Anmeldevorgangs Ihre Einwilligung eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen.

Es erfolgt im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung für den Versand von Medieninformationen und Newslettern keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für den Versand der Medieninformationen und Newsletter verwendet.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten nach Anmeldung am Verteiler für Medieninformationen und an Newslettern durch Nutzende ist deren Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Erhebung der E-Mail-Adresse der Nutzenden dient dazu, Medieninformationen der Bauhaus-Universität Weimar und Newsletter zuzustellen.

Die Erhebung sonstiger personenbezogener Daten im Rahmen des Anmeldevorgangs dient dazu, einen Missbrauch der Dienste oder der verwendeten E-Mail-Adresse zu verhindern.

4. Dauer der Speicherung

Die bei der Anmeldung durch die Nutzenden übermittelten Daten werden gelöscht, wenn das Abonnement der Medieninformationen beziehungsweise des Newsletters gekündigt und damit die Einwilligung widerrufen wird.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Das Abonnement der Medieninformationen und der Newsletter kann durch die betroffenen Nutzenden jederzeit gekündigt und die Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten widerrufen werden.

Für das Abonnement der Medieninformationen kann formlos eine E-Mail presse@uni-weimar.de gesendet werden.

Das Abonnement der Newsletter kann durch eine formlose E-Mail an die auf den jeweiligen Seiten angegebene E-Mail-Adresse gekündigt werden.

VI. Kontaktformulare und E-Mail-Kontakt

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Auf unserer Internetseite werden Kontaktformulare eingesetzt, welche für die elektronische Kontaktaufnahme genutzt werden können. Nehmen Nutzende diese Möglichkeit wahr, so werden die Daten aus der Eingabemaske an uns übermittelt. Pflichtangaben sind durch ein farbiges Sternchen markiert, alle weiteren Angaben sind optional.

Im Zeitpunkt der Absendung der Nachricht werden zudem folgende Daten gespeichert:

· Datum und Uhrzeit des Absendevorgangs

Bei der Nutzung von Kontaktformularen werden die erfassten Daten regelmäßig per E-Mail an den / die angegebenen Empfänger versendet. Zusätzlich können die erfassten Daten in einer Datenbank gespeichert werden, wenn sichergestellt werden soll, dass Ausfälle bei der E-Mail-Zustellung nicht zu einem Informationsverlust führen.

Alternativ ist eine Kontaktaufnahme über die bereitgestellten E-Mail-Adressen möglich. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten der Nutzenden gespeichert.

Es erfolgt in diesem Zusammenhang keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung der Konversation verwendet.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten zum Zweck der Kontaktaufnahme ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske oder per E-Mail dient uns allein zur Bearbeitung der Kontaktaufnahme.

Die sonstigen während des Absendevorgangs verarbeiteten personenbezogenen Daten dienen dazu, einen Missbrauch des Kontaktformulars zu verhindern und die Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme sicherzustellen.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden aus der Datenbank gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske des Kontaktformulars ist dies dann der Fall, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist. Sie werden unabhängig davon spätestens nach 90 Tagen aus der Datenbank gelöscht.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Anfragende können jeder Zeit durch eine E-Mail an abuse@uni-weimar.de ihre Einwilligung in die Datenverarbeitung widerrufen und die Löschung ihrer personenbezogenen Daten, die sie in der der Eingabemaske des Kontaktformulars angegeben haben, aus der Datenbank bzw. die Löschung ihrer per E-Mail übermittelten Daten verlangen.

VII. Webanalyse durch Matomo (ehemals PIWIK)

1. Umfang der Verarbeitung weiterer Daten

Wir nutzen auf unserer Website das Open-Source-Software-Tool Matomo (ehemals PIWIK) zur Analyse des Surfverhaltens unserer Nutzer. Werden Einzelseiten unserer Website aufgerufen, so werden folgende Daten gespeichert:

(1) Zwei Bytes der IP-Adresse des aufrufenden Systems des Nutzers (2) Der Zeitpunkt des Aufrufes der Webseite (3) Die aufgerufene Webseite (Seitentitel und URL) (4) Die Website, von der der Nutzer auf die aufgerufene Webseite gelangt ist (Referrer) (5) Die Unterseiten, die von der aufgerufenen Webseite aus aufgerufen werden (6) Die Verweildauer auf der Webseite (7) Die Häufigkeit des Aufrufs der Webseite (8) Die benutzte Bildschirm-Auflösung (9) Die Uhrzeit in der lokalen Zeitzone des Nutzers (10) Dateien, die zum Download angeklickt werden (11) Die Seitengenerierungszeit (12) Der Ort der Nutzenden (Land, Region, Stadt, annähernder Längen- und Breitengrad) (13) Spracheinstellungen des verwendeten Browsers (14) Betriebssystem, Browser-Version, Endgerät (wie Desktop, Tablet, Smartphone, TV, Fahrzeug, Konsole etc.) Quelle: matomo.org/faq/general/faq_18254/

Die Software läuft dabei ausschließlich auf den Servern unserer Webseite. Eine Speicherung der o.g. Daten der Nutzenden findet nur dort statt. Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt nicht.

Die Software ist so eingestellt, dass die IP-Adressen nicht vollständig gespeichert werden, sondern 2 Bytes der IP-Adresse maskiert werden (Bsp.: 192.168.xxx.xxx). Auf diese Weise ist eine Zuordnung der gekürzten IP-Adresse zum aufrufenden Rechner nicht mehr möglich.

2. Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der Daten Nutzender ermöglicht uns eine Analyse des Surfverhaltens unserer Nutzer. Wir sind in durch die Auswertung der gewonnenen Daten in der Lage, Informationen über die Nutzung der einzelnen Komponenten unserer Webseite zusammenzustellen. Dies hilft uns dabei unsere Webseite und deren Nutzerfreundlichkeit stetig zu verbessern.

3. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für unsere Zwecke nicht mehr benötigt werden.

4. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Wir bieten unseren Nutzenden auf unserer Website die Möglichkeit eines Opt-Out aus dem Analyseverfahren. Hierzu folgen Sie diesem Link: www.uni-weimar.de/de/fs/datenschutz/. Auf diese Weise wird ein Cookie auf Ihrem System gesetzt, der unserem System signalisiert, die Daten der Nutzenden nicht zu speichern. Löschen Nutzende das entsprechenden Cookie zwischenzeitlich vom eigenen System, so muss das Opt-Out-Cookie erneut gesetzt werden.

Nähere Informationen zu den Privatsphäreeinstellungen der Matomo Software finden Sie unter folgendem Link: matomo.org/docs/privacy/.

VIII. Inhalte von Drittanbietern

Social Media

Informationen zur Datenverarbeitung bei der Nutzung unserer Social Media-Angebote finden Sie unter dem Link Soziale Netzwerke. Vimeo-Videos

Auf der Webseite der Bauhaus-Universität Weimar werden Videos eingebunden, welche über den externen Dienstleister Vimeo bereitgestellt werden.

Vimeo, Inc. Attn: Legal Dept. – Data Protection Agent 555 West 18th Street, New York, New York 10011, USA E-Mail: dmca@vimeo.com

Diese Bereitstellung erfolgt in getrennter Verantwortung für die Verarbeitung (»Controller-to-Controller«) personenbezogener Daten nach Art. 4, Nr. 7 i.V.m. Art. 24 DSGVO und auf Basis der allgemeinen Geschäfts-, Nutzungs- und Datenschutzbedingungen des Dienstanbieters (https://vimeo.com/privacy#data_we_collect_about_you). Folgende Daten können beim Ansehen von Videos an Vimeo übertragen und damit von Vimeo gesammelt, gespeichert und verarbeitet werden:

· IP-Adresse

· technische Infos über Ihren Browsertyp

· Ihr Betriebssystem bzw. grundlegende Geräteinformationen

In Abhängigkeit von den eigenen Webaktivitäten der Nutzenden kommt es bei eigenständig angemeldeten Vimeo-Nutzenden ggf. zu weiteren Datenübertragungen durch gespeicherte (Drittanbieter-)Cookies, die von Vimeo oder Drittanbietern z.B. zu Statistiken zu sozialen Medien sowie für Google Analytics, Live- und Post-Event-Analysen, Bindungs- und Dauerdiagramme, benutzerdefinierten Reports, E-Mail-Marketing verwendet werden können.

Die Datenübertragung von Webaktivität wie z.B. Sitzungsdauer, Absprungrate oder Klickverhalten können Nutzende durch individuelle Cookie-Einstellung im von ihnen verwendeten Browser verfolgen und unterbinden. Vimeo-Videos werden nicht automatisch eingebettet.

Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, werden alle Videos automatisch eingebettet. Anderenfalls wird stattdessen zunächst eine Vorschau dargestellt, und Sie können jedes Video einzeln per Klick auf den Play-Button anzeigen lassen.

IX. Rechte der betroffenen Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DS-GVO und es stehen Ihnen, vorbehaltlich gesetzlicher Regelungen, die diese Rechte einschränken, folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

1. Auskunftsrecht

Sie können von dem Verantwortlichen gemäß Art. 15 DS-GVO Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeitet werden.

2. Recht auf Berichtigung

Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 16 DS-GVO, sofern diese unrichtig oder unvollständig sind. Der Verantwortliche hat die Berichtigung unverzüglich vorzunehmen.

3. Recht auf Einschränkung und Löschung der Verarbeitung

Sie haben darüber hinaus das Recht auf Einschränkung (Art. 17 DS-GVO) oder Löschung (Art. 18 DS-GVO) Ihrer personenbezogenen Daten.

4. Recht auf Unterrichtung

Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht, ist dieser nach Art. 19 DS-GVO verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden.

Ihnen steht gegenüber dem Verantwortlichen das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.

5. Recht auf Datenübertragbarkeit

Sofern die Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung oder auf einem Vertrag beruht, haben Sie das Recht auf Übertragung Ihrer Daten gemäß Art. 20 DS-GVO.

6. Widerspruchsrecht

Beruht die Datenverarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO haben Sie das Recht, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu widersprechen.

7. Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung

Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

8. Automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling

Profiling findet nicht statt.

9. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DS-GVO verstößt.

Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.